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Come conservare una fattura elettronica in maniera corretta?

Come conservare una fattura elettronica (https://www.savinosolution.com/2019/04/11/conservare-le-fatture-elettroniche/ qui trovi informazioni tecniche specifiche) è un interrogativo che, negli ultimi anni, si sono posti in tanti. Conoscere le opportunità offerte per un’adeguata archiviazione rientra a pieno titolo tra le misure cautelative contro contenziosi, provvedimenti sanzionatori e problematiche di altro tipo.

Tuttavia, sembra che le imprese non riescano ad abituarsi all’adempimento di quello che è divenuto, ormai, un obbligo di legge. Che le Pubbliche Amministrazioni siano state le prime a rivedere la prassi e a dare l’opportunità a tutti di abituarsi alla novità non è bastato per placare le riserve nei confronti del tanto odiato file XML.

Gestire un cambiamento del genere ha portato diverse difficoltà, dovute anche ad alcuni errori di fondo riguardo la finalità della digitalizzazione dei documenti. Dal momento che il PDF è destinato al pensionamento, vale la pena conoscere meglio quest’aspetto della contabilità.

Come conservare una fattura elettronica: i metodi a disposizione

Analogamente a quanto avveniva per il formato cartaceo, sussiste l’obbligo di tenere da parte le ricevute digitali per cinque anni in ambito tributario e per dieci in quello civilistico. Attualmente esistono due opportunità per conservarle:

• cassetto fiscale dell’Agenzia delle Entrate;

• archiviazione con delega a professionisti specializzati in questo campo.

Nel primo caso, la gestione avviene gratuitamente, ma presenta alcuni svantaggi. Il primo riguarda l’accesso, disponibile solo con identificativo Entratel in determinati orari. Inoltre, il sistema riesce a contenere blocchi di fatture limitati per numero e dimensioni: si ammettono soltanto cartelle entro i 5Mb contenenti al massimo 10 ricevute, esclusivamente in formato XML.

L’impossibilità di inserire i documenti correlati alla fattura e non poterli consultare in caso di contenzioso, la mancata interconnessione con gestionali esterni, l’assenza di servizi accessori fanno del tool offerto dall’Agenzia delle Entrate una soluzione passabile solo se non sussiste la necessità di convalidare l’intero iter da un punto di vista giuridico.

Quando, invece, occorre digitalizzare tutti i processi che ruotano intorno alla fattura elettronica ed integrarli ad altri sistemi, è meglio affidarsi a modalità di registrazione a pagamento. In questi casi, gli importi spesi valgono i benefici ottenuti, che si estendono all’assistenza ed alla tutela dei dati personali in caso di controversie.

Le informazioni, infatti, sono sempre a portata di mano, con rilascio dei documenti al titolare nell’ipotesi di contenzioso. L’archiviazione comprende anche files collegati alla nota in qualsiasi formato, senza limiti di spazio o di quantità. Tutto ciò permette di effettuare un’implementazione della fattura all’interno dell’azienda e, di conseguenza, informatizzare e legalizzare il fascicolo nella sua interezza.

I motivi per cui preferire un professionista per la fatturazione elettronica

Nonostante la gradualità nella transizione dalla modalità di conservazione cartacea a quella informatizzata, ad oggi non tutte le aziende sono preparate alla gestione della fatturazione digitale.

L’errore di fondo è quello di ritenere l’archiviazione una fase a sé stante, riducibile ad una mera conversione da file PDF ad XML (e viceversa, quando è previsto) ed esauribile con il ricorso ad un software.

In verità, essa è parte integrante di un processo: offerte commerciali, scambio di e-mail, contratti, documenti di trasporto (DDT), etc… necessitano di un inserimento informatizzato all’interno di un fascicolo, come accadeva per i supporti cartacei. Trovare un esperto in materia, quindi, rappresenta l’unico modo efficace per elaborare una soluzione in linea con le proprie esigenze.